5 สิ่งที่ควรมีเพื่อเป็นพนักงานต้อนรับที่ดี
อาชีพพนักงานต้อนรับไม่ว่าจะที่ไหนอุตสาหกรรมใดก็ตาม พวกเขาถือเป็นด่านหน้าของการพบปะลูกค้าเสมอ ซึ่งในหลายครั้งความน่าเชื่อถือ ความเป็นมืออาชีพของบริษัทล้วนถูกเริ่มพิจารณาจากการดูแลลูกค้าของพนักงานต้อนรับเอง ดังนั้นเพื่อให้การทำหน้าที่พนักงานต้อนรับมีประสิทธิภาพมากขึ้น เราจึงควรรู้ว่าการเป็นพนักงานต้อนรับที่ดีนั้นเป็นอย่างไร
- มีทักษะในการใช้เทคโนโลยีเบื้องต้นสำหรับการทำงาน
การใช้โทรศัพท์ของบริษัทมักจะต้องมีการต่อสายเพื่อประสานงานต่างๆ ดังนั้นการรู้วิธีใช้งานจึงช่วยลดเกิดความล่าช้าในการประสานงาน มีทักษะในการใช้คอมพิวเตอร์และโปรแกรมต่างๆที่เกี่ยวข้อง รวมถึงโปรแกรมเฉพาะของบริษัทหรืออุตสาหกรรมนั้นๆ นอกจากนี้ควรมีทักษะในการใช้และแก้ไขเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกนเนอร์ และเครื่องปริ้นเตอร์เบื้องต้นด้วย
- ทักษะในการจัดการ
โดยทั่วไปแล้วพนักงานต้อนรับ มักจะเป็นบุคคลแรกที่มีหน้าที่คอยดูแลลูกค้า ประสานงานกับเพื่อนร่วมงานหรือหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง คอยดูแลจัดการดูแลการโทรเข้า/ออก ของโทรศัพท์ การดูจัดการอีเมล พรือแม้กระทั่งรับทำงานร่วมกับลูกค้าซึ่งต้องมีการจัดเตรียมการประชุมหรืองานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง จากหน้าที่ที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่าพนักงานต้อนรับนั้นจะต้องทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน ดังนั้นการบริหารจัดการเวลาและการทำงานที่ดีจะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีปนะสิทธิภาพมากขึ้น
- มีทักษะในการฟังที่ดี
พนักงานต้อนรับมักมีทำงานที่ต้องรับฟังผู้อื่น ไม่ว่าจะการรับฟังทางโทรศัพท์ คำถามที่ลูกค้ากำลังถาม หรือข้อมูลต่างๆ ที่ส่งผ่านมายังพนักงานต้อนรับนั่นทำให้ การมีทักษะการฟังที่ดีจะทำให้เข้าใจสิ่งที่อีกฝ่ายสนทนาซึ่งนำไปสู่การทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและแก้ปัญหาต่างๆ รวมทั้งติดต่อคนที่ลูกค้าต้องการพบได้เร็วขึ้นด้วย
- มีทักษะในการสื่อสารที่ดี
นอกจากพนักงานต้อนรับจะมีหน้าที่รับฟังแล้ว พวกเขายังต้องเป็นฝ่ายพูดหรือแจงรายละเอียดต่างๆ ด้วย ดังนั้นเพื่อให้มีการสื่อสารที่ตรงประเด็นเข้าใจง่ายและเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น การฝึกฝนทักษะในการสื่อสารที่ดีจึงเป็นอีกสิ่งที่ผู้ที่จะเข้ามาเป็นพนักงานต้อนรับควรฝึกฝน
- มีทัศนคติที่ดี
ในการทำงานและการติดต่อเจรจาไม่มีใครอยากติดต่อกับคนที่แสดงออกชัดเจนว่าอารมณ์ไม่ดีและมีทัศนคติแย่ๆ หรอก ดังนั้นการแสดงออกถึงการมีทัศนคติที่ดีโดยการยิ้ม แสดงความสุภาพและเป็นกันเองต่อคู่สนทนา ผู้ร่วมงานหรือลูกค้าจะช่วยให้เกิดความสบายใจและประทับใจมากขึ้น ในบางครั้งพนักงานต้อนรับอาจจะต้องพบเจอกับลูกค้าที่แสดงท่าทีไม่เป็นมิตร สิ่งที่คนเป็นพนักงานต้อนรับควรกระทำคือ การระงับอารามณ์ของตนเองและพยายามใช้ความใจเย็นเข้าสู้กับลูกค้าประเภทให้ได้มากที่สุดเพราะความใจเย็นจะช่วยให้สถานการณ์ต่างๆ ราบรื่นขึ้น
